Lathund för journalsystemet

FÖRBEREDELSER

Innan grundkonfigurering sker behöver olika uppgifter inhämtas från någon ansvarig hos kunden. Är det fråga om ett HVB-hem, är det ofta en föreståndare eller  ägare man kan kontakta. I praktiken behöver man ofta endast be om logga och personalförteckning (inkl befattning). Övriga uppgifter kan man ofta googla fram själv eller komplettera i samband med klientregistreringssamtalet. Man behöver dock förr eller senare ha reda på samtliga nedanstående uppgifter. Är det däremot fråga om en fotterapeut eller dylikt behöver man endast logga, företagsuppgifter och användare.   Antal platser och eventuell platshistorik. Platshistoriken är nödvändig för att programmet skall kunna göra korrekta beräkningar av beläggningsgraden bakåt i tiden. Placeringstyp. Det kan vara fråga om exempelvis Asyl, PUT, utredning, behandling, behandling och utredning eller skyddsplacering. Programmet har en statistikfunktion för placeringstyp, men har man bara behandlingsplaceringar finns ingen anledning att aktivera denna plocklista under Admin - Inskrivningsuppgifter. Familjetyp. Det kan exempelvis vara fråga om barn utan förälder, barn med förälder, ensam vuxen eller par. Programmet har en statistikfunktion för familjetyp, men har man bara singelplaceringar finns ingen anledning att aktivera denna plocklista under Admin - Inskrivningsuppgifter. Lagrum. Tänkbara lagrum för ett HVB-hem för barn och ungdom är SoL, LVU eller LSS. För ett hem som tar emot vuxna kan det vara SoL, LSS, LVM, kontraktsvård KvaL eller vårdplacering KvaL. Finns bara placeringar enligt exempelvis SoL, kan denna plocklista släckas ned i Admin - Inskrivningsuppgifter. Journaltyp. Alla HVB-hem kommer att en journaltyp som heter Socialtjänst. I praktiken behöver man bara fråga kunden om har anställd eller avtal med hälso- och sjukpersonal (läkare, sjuksköterska eller psykolog) och om dessa ska omfattas av Infosoc journalsystem eller inte. Om de ska omfattas, lägger man upp en journaltyp som heter "Hälso- och sjukvård" eller "HSL" eftersom Socialstyrelsen vill ha en åtskillnad mellan socialtjänstjournal och sjukvårdsjournal. Någon enstaka gång kan någon kund vilja att psykolog och läkare/sjuksköterska har separata journaler med det är oftast opraktiskt att ha sådan splittrad informationslagring. Vårdavgift. Ta reda på de vanligaste standardavgifterna samt vilka som skall ha tillgång till dessa uppgifter. dessa läggs senare in i "Admin - Standardavgift" och kommer att påverka plocklistan i "Inskrivning - Vårdavgift m m". Vårdfas. Under inskrivningstiden kan olika behandlingsfaser förekomma. En del kunder vill exempelvis ha överblick över vilka klienter som befinner sig introduktionsfas, behandlingsfas eller boendefas och utslussfas.  Beslutsfattare. Ta reda på vilka som kan fatta formellt beslut om inskrivning. Det kan även vara fråga om att ta reda på beslutsfattare några år bakåt eftersom många kunder väljer viss retroaktiv klientregistrering för att få tillgång till värdefull statistik. Normalt är det föreståndare och eventuellt biträdande föreståndare som fattar beslut om inskrivning. Vem som är beslutsfattare kommer att påverka plocklistan i Inskrivning - Inskrivning/utskrivning m m. Hälso- och sjukvårdspersonal. Ta reda på vilka om det är någon läkare, psykolog eller sjuksköterska som skall använda journalsystemet. Ta deras namn och e-postadress och direktnummer. Övriga användare. Be att få en förteckning med på namn och e-postadress för de övriga personer som skall använda journalsystemet.  Företagsuppgifter. Du behöver ha reda på postadress, besöksadress, telefonnummer, faxnummer, webbplats, organisationsadress för e-post, organisationsnummer samt eventuellt bankgironummer och postnummer. Det är inte säkert att kunden har dessa uppgifter lätt tillgängliga. Därför finns i links.html länkar i avsnittet "Viktiga webblänkar" för att bekvämt hitta dessa uppgifter. Företagets logga. Ofta kan man få tag på företagets logga på deras webbplats (håll musen på loggan, högerklicka och välj "Spara bild"). I annat fall får man be kunden e-posta loggan. Normalt ska du göra följande med loggan. - Öppna logofilen i Photoshop (finns på fjärrskrivbord på den så kallade terminalservern) - I menyn "Bild"  går du till storlek och reducerar bilden till ca 200-250 pixlars bredd och aldrig mer än 100-150 pixlar i höjd. - I menyn "Arkiv" tar du "Spara för webben". Spara filen i G:\Quality\Kundfiler\xxxxx där xxxxx står för kundens namn. Filens namn bör vara lika med kundkoden. - Kopiera filen till den publika servern www.infosoc.nu och lägg filen i följande i katalog E\Inetpub\Js\Customer\xxxxx\Logo. Genom denna åtgärd kommer loggan att synas i olika systemdokument, exempelvis Inskrivning - [viss klient] - Skriv ut - Grunduppgifter eller i Admin - Dokumentmallar - Interna dokument. Loggan kan även användas för att skapa externa dokumentmallar (se nedan).

GRUNDKONFIGURERING

Grundkonfigurering kan ta några timmar, om man inkluderar skapande av dokumentmallar. Systemansvarig skapar ny kund. Man loggar in som systemadministratör (se links.html och Systemadministration - Journal) och lägger upp kunden med kundkod. Kundkoden kan ha någon, men inte alltför stor koppling till kunden (exempelivs "varn88" för Värnamo. Använd inte "å, ä, ö i kundkoden.Från och med augusti 2011 kräver skapandet av ny kundprofil att man använder en dator som har godkänd IP-adress (kontoret eller Bosses hemmakontor). Om du inte sitter på kontoret kan du antingen logga in med fjärrskrivbord till kontoret eller be Fredrik eller Bosse att skapa en ny kund. Om någon annan lägger upp det bör denne veta vilken kundtyp (HVB-hem, fotterapeut m m) det är fråga om samt eventuellt förslag till kundkod. Är det ett HVB-hem bör man veta om det är för vuxna eller barn och ungdom samt om det ska finnas en hälso- och sjukvårdsjournal eller inte. Den systemansvarige loggar in som systemansvarig för journalsystemet (se links.html) och går till menyn "Kunder" och därefter till "Ny kund". Man anger kundens namn, kundkod och bockar för relevanta uppgifter. Logga in i kundens system som kundadministratör (se links.html). Skapa organisatoriska enheter. Eftersom användarnas behörighet kopplas till såväl journaltyp som organisatoriska enheter bör man skapa dessa saker innan man lägger upp övriga användare. De flesta hem behöver bara ha en organisatorisk enhet "Vårdenhet". Endast om det förekommer separat och formell in- och utskrivning till de skilda enheterna, skall de läggas upp för sig. En fotterapeut behöver endast ha en organisatorisk enhet som heter "Fotterapin". Skapa journaltyper m m. Gå till menyn "Admin - Journal". Om hälso- och sjukvårdspersonal ska omfattas av dokumentationen skall en sådan journaltyp skapas (Lägg till). Båda journaltyperna brukar beträffande HVB-hem tillåta dokumenthantering (kolumn 1), medan endast hälso- och sjukvårdsjournalen brukar ha Foton och Ordination. Åtgärder är normalt endast aktuellt för fotterapeuter och andra kroppsvårdare. En fotterapeut behöver endast en journaltyp "Terapijournal". "Foton" skall vara aktiverat, "Åtgärd" ej aktiverat." Lägg upp användare. Om det är fråga om en liten organisation har man oftast som användarnamn användarens initialer, är det en större organisation kan man exempelvis har de två första bokstäverna i förnamnet och den första bokstaven i efternamnet. Behörighetsnivåerna består i princip av tre huvudgrupper: allmän behörighet avseende allmänna klientadministrativa uppgifter (= inskrivningsuppgifter) särskild behörighet avseende särskilda klientuppgifter (checkboxar för Beslutsfattare, Vårdavgift, Förfrågningar, Instruktioner, Ordination, Granskning samt Observation journalbehörighet avseende löpande anteckningar (daganteckningar, journalanteckningar och interna dokument) Samtlig  personal har normalt skrivrättigheter rörande allmänna klientadministrativa uppgifter, medan en föreståndare, biträdande föreståndare eller ägare har administratörsbehörighet. För fotterapeuter är det i princip ägaren/terapeuten som ges administratörsbehörighet. Föreståndare, biträdande föreståndare, verksamhetsansvarig eller ägare har normalt behörighet till samtliga särskilda klientuppgifter. Hälso- och sjukvårdspersonal har normalt endast tillgång till Observation och Ordination bland de särskilda klientuppgifterna. Övrig personal har endast tillgång till Observation. Om de är delaktiga i medicinutdelning ska de även ha rättigheter till Ordination (vilket i kombination med journalbehörighet nedan innebär läsrättighet). Se till att vår egen admin har full journalbehörighet.   Föreståndare, biträdande föreståndare, verksamhetsansvarig eller ägare har normalt skrivrättigheter avseende samtliga typer av löpande anteckningar i socialtjänstjournalen men endast läsrättigheter avseende journalanteckningar och interna dokument i sjukvårdsjournalen såvida de inte själva är legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Daganteckninger (= minnesanteckningar) brukar inte förekomma i sjukvårdsjournaler ej heller i fotterapijournaler.  Däremot förekommer interna dokument inom fotterapin. Hälso- och sjukvårdspersonal skall ha skrivrättigheter för samtliga anteckningstyper och sjukvårdsjournalen och minst läsrättigheter för samtliga anteckningstyper i socialtjänstjournalen. När det gäller behörigheten "Extern rapportör" se nedan under "Interna dokumentmallar".

DOKUMENTMALLAR

Allmänt om dokumentmallar Journalsystemet kan hantera såväl externa som interna dokumentmallar. Detta innebär att systemet inte är begränsat till löpande anteckningar utan kan hantera avgränsade informationsmängder av olika slag, till exempel genomförandeplaner, incidentrapporter eller särskild hälsoinformation om klienten som alla behöver känna till. Med externa dokumentmallar avses mallar som i praktiken skapats i Word utanför journalsystemet och som laddas upp via "Admin - Dokumentmallar - Externa dokument". När mallarna senare anropas via Journal - [viss klient] - Dokument - Nytt dokument, får man snygga malar som redigeras på sedvanligt sätt och sparas någonstans lokalt. Därefter kan man via Journal - [klienten] - Dokument - Externa dokument" och "Lägg till" koppla dokumentfilen till journalsystemet. Kopplingen sker antingen genom att sökvägen till den lokalt sparade filen läggs till databasen och/eller att en kopia av filen laddas upp till databasen. I båda fallen får man sammanhållen dokumentation rörande en viss klient som kan tas fram genom några få klick istället för att leta igenom en lokal server eller lista ut på vilken lokal dator som filen är sparad på. Om man sparar filen i databasen får man dessutom en möjlighet att nå filen från annan plats än den ordinarie arbetsplatsen. Med interna dokumentmallar avses mallar som skapas internt via "Admin - Dokumentmallar - Interna dokument" och som alltid sparas i databasen och dessutom kan signeras och skrivskyddas. Externa dokumentmallar passar bäst för dokument som är flersidiga och som i något skede distribueras externt till kund eller uppdragsgivare. En anledning till detta är att endast i denna dokumentform kan man skapa sidhuvud på varje sida (vilket förhindrar förväxling) och få sidfot på rätt ställe och på rätt sida (= första sidan). En genomförandeplan är ett typiskt exempel som lämpar sig för externa dokument. Interna dokumentmallar bör man använda för enklare dokument som inte skall distribueras externt. Hälsoinformation som all personal skall känna till är ett typiskt exempel som lämpar sig för interna dokument. Ett annat exempel är att man kan skapa externa webblänkar till interna dokumentmallar som möjliggör att externa rapportörer (exempelvis familjehem för vuxna) kan lämna information på ett standardiserat sätt utan att ge dem tillgång till övrig känslig information. Skapa externa dokumentmallar Kopiera relevanta mallar (Word *.dot) som finns i mappen G:\Quality\Journaldokument eller G:\Quality\Kundfiler\Demofot (beroende på kundtyp) till kundens mapp G:\Quality\Kundfiler\Xxxxx Byt ut Qualityloggan mot kundens logga. Högerklicka och välj "Formatera bild" samt "Bakom text. Flytta loggan till rätt ställe med hjälp av piltangenterna på tangentbordet. Gör om samma manöver för sid 2. Detta beror på att vi numera har en annorlunda förstasida för att undvika att fotnoten återkommer på sid 2 och framåt.  Ändra uppgifterna i fotnoten i enlighet med de uppgifter som inhämtats under förberedelserna. Gå till Admin - Dokumentmallar - Externa dokument . Lägg till. Bläddra fram den skapade mallen och klicka på Spara. Dt kan ta mellan 3 sekunder och 1,5 minut beroende vilken browserversion du använder.   Observera att de angivna mallarna innehåller så kallade mailmerge-funktioner. Den aktuella klientens förnamn, efternamn, personnummer och datum plockas från databasen. Effekten blir att kunden slipper fylla i dessa uppgifter. Det finns mallar som ännu inte fått sådana mailmerge-fält. Om du vill hjälpa kunden att i efterhand tillföra sådana fält. hämtar du hem mallen via "Admin - Dokumentmallar - Externa dokument" och öppnar den i Word. Ställ dig på rätt ställe i dokumentet och välj "Infoga - Snabbdelar - Fält  - MergeField" och i rutan för "Fältnamn" skriver du "Förnamn" eller "Efternamn" eller "Personnummer" eller "Datum". När du är klar laddar du filen igen. Skapa interna dokumentmallar Starta "demovb" och gå till "Admin - Dokumentmallar - Interna dokument" och hämta hem "Hälsoinstruktion". Kopiera rubrikerna och logga ut. Logga in i kundens profil och gå till "Admin - Dokumentmallar - Interna dokument"  och välj "Lägg till. Döp dokumentet till "HÄLSOINSTRUKTION" med versaler och spara. Mailmerge-fälten finns redan. Ibland kan det förekomma att en organisation har externa utförare som man förväntar sig en viss dokumentation av, till exempel konsulentstödda familjehem, men som man inte vill ge tillgång till annan känslig information. I detta läga kan man genom "Admin - Dokumentmallar - Webblänkar" ge dem tillgång till ett tomt internt dokument. Detta förutsätter att den externa utföraren har lagts upp som användare i "Admin - Användare" och getts behörigheten "Extern rapportör". När grundkonfigureringen är klar kan man e-posta inloggningsuppgifter till kunden. Inloggningssträngen är www.infosoc.nu/js/?xxx   där xxx = kundkoden

KLIENTREGISTRERING

När grundkonfigureringen av journalsystemet är klart, är det dags att via fjärrdemo registrera HVB-hemmets första klient. Normalt har man visningen för någon som i sin tur har möjlighet och befogenhet att visa övriga användare hur systemet används. I praktiken går klientregistreringen till på följande sätt. Bestäm en tidpunkt med kunden då denne sitter framför en dator och med en välstädad klientakt framför sig. Ring upp kunden och starta en fjärrdemo (se lathund för fjärrdemo). Medan kunden tittar på och ni diskuterar, registrerar du in nödvändiga uppgifter och gör vid behov eventuella justeringar i konfigurationen, t ex släcker ned ytterligare fält. Kunden kan senare själv lägga in övriga inskrivna klienter. Informera särskilt kunden om att man rent tekniskt endast behöver ange namn, personnummer och inskrivningsdatum för att "få in" klienten i systemet för att kunna börja skriva journalanteckningar. Därefter kan man successivt tillföra all annan nyttig (och ofta obligatorisk) hårddata. Informera även kunden om att denne på sikt enkelt kan få värdefull statistik genom att gå några år bakåt avseende utskrivna klienter. Förutom ovannämnda uppgifter behöver man bara föra till exempelvis uppgift om kommun. lagrum, placeringstyp, familjetyp, medborgarskap och eventuell förtida utskrivning för att statistikgeneratorn skall fungera.